Menu

Att tänka på när man anordnar en WordPress Meetup

För en tid sedan anordnade vi en WordPress Meetup, som var en mycket trevlig upplevelse. Vi skulle gärna se att andra människor också anordnade meetups och liknande evenemang, och därför tänkte vi dela med oss av några av de lärdomar vi dragit. Vi kommer att börja med vad man behöver göra ett par månader innan eventet, fram till vad som behöver göras på själva dagen. Förberedelserna vi rekommenderar är för ett event för kanske 50-200 personer.

< 3 månader i förväg

Om det är mer än tre månader fram tills dess ert uttänkta datum är det dags att ta reda på vart eventet skall hållas. Finns det bra kommunikationer i staden eventet är i? Perfekt. Nästa steg är att fixa en bra lokal.

Lokalen är bra om den är belägen ganska så centralt på din ort, och att det finns goda kommunikationer till och från. Tänk på att många av oss kommer att komma långväga ifrån med bil / tåg, och då är det bra om det går att hitta lätt. Finns det övernattningsmöjligheter är detta superbra. Viktigt är också att det finns bra teknikmöjligheter på platsen.

Vilka teknikmöjligheter behövs då? Det beror helt på ambitionsnivån, men här är några idéer:

  • Projektor + duk för presentationer
  • Projektor + duk för rullande sponsorlogotyper
  • Projektor + duk för rullande twittervisualisering
  • Filmkamera + dator för att sända på tex Bambuser
  • Mygga / mikrofon för talare och moderator
  • Högtalarsystem
  • Förstärkarsystem som fixar att få in ljud från både myggor / mikrofon ut till högtalare samt till Bambuser-sändningen
  • Wifi-uppkoppling (aka interwebs)

I det här läget kan det även vara bra att kolla om ni kan få tag på några talare som kan vara intresserade av att prata. Har de mycket respekt i communityt och kan bli ett bra incitament för andra att komma är detta superbra – men det är inget krav. Försök även att hitta en dag som är bra då det inte är för mycket andra evenemang.

3 månader i förväg

Såhär långt i förväg behövs framförallt mod och en vision om att kunna skapa någonting bra. För bra kommer det bli – vi har ett fantastiskt community med superbra människor i. Tillsammans skapar vi bra stämning. Vad man behöver i det här stadiet skulle man kunna sammanfatta till följande punkter:

  • Talare (1-3 st)
  • Logotyp
  • Bokningslösning
  • Betallösning
  • Boka lokalen
  • Ev. nyhetsbrev
  • Landningssida
  • Samarbetspartners / volontärer
  • Marknadsför eventet

Talare är här det viktigaste. Har ni en lokal ledig samt några sessioner bokade som kan vara intressanta kommer allt annat lösa sig. Nu börjar nästa steg i att få igång eventet: Boka eventet och få ut informationen.

Talare

Har ni hittat 1-3 personer som kan hålla en session? Superbra! Då handlar resten bara om logistik.

Logotyp

En bra logotyp är alltid bra för att rama in ett event.

Vi har beslutat att skänka logotypen Marcus Pettersson gjorde för oss på vår meetup till communityt (CC BY-SA 3.0). Var snäll och länka till oss och till Marcus, och använd sedan loggan hur ni vill!

Ladda ner WordPress Meetup logotypen

Boknings- och betallösning

Det är ett community-event och bör ses som en investering i framförallt er kunskap.

Att ha förskottsbetalning till ert event är viktigt, speciellt med tanke på att ert event kan kosta en hel del pengar. Det är inte särskilt många man kan hyra en lokal av och sedan avboka evenemanget med kort varsel utan att behöva erlägga full betalning. När ni har genomfört ert evenemang finns det därför bara ett läge: Genomföra. Det är viktigt att ni har en budget att utgå ifrån så att ni kan betala er lokal i förskott, och sedan kan pengarna trilla in på ert konto i efterhand / med kort varsel innan eventet. Och glöm inte att inte räkna med att ni kommer gå plus. Det är ett community-event och bör ses som en investering i framförallt er kunskap.

Att handskas med alla bokningar & betalningar manuellt kommer bli väldigt jobbigt. Använd gärna någon form av online-bokning, men se till att den stödjer att ni använder moms! Själva använde vi Eventbrite, vilket gjorde att vi fick ett omfattande jobb i efterhand med att skriva manuella kvitton. Det kan hända att de ändrar nånting i framtiden, men just nu skulle vi inte kunna rekommendera den tjänsten.

Någonting som kan vara bra att tänka på är att ni vill uppmuntra människor till att boka så tidigt som möjligt. Därför kan det vara bra att ha ett par olika prissättningar på biljetter. En tidig anmälan för mer eller mindre självkostnadspris, och sedan en ett par veckor innan eventet, och till slut en biljettyp som räknas som en sen anmälan och som säljs sista veckan före eventet. Vi la på en hundralapp mellan varje steg, men här gör ni vad ni vill.

Tipsa gärna om en bra tjänst i kommentarerna!

Boka lokalen

Ta steget och boka lokalen! Det behövs dels för att få ett datum spikat, dels för att verkligen göra verklighet av er vision. När lokalen väl är bokad finns ingen återvändo – då är det bara full fart framåt som gäller.

Landningssida

Sätt upp en landningssida på en så enkel adress som möjligt, och börja fylla på med information. Följande information kan vara bra att ha:

  • Introduktionstext kring vad ni vill och vilka ni riktar eventet till
  • Länk till bokningslösning
    • Möjlighet att betala online
    • Möjlighet att anmäla specialkost
    • Möjlighet att skriva in företagsnamn
    • Möjlighet att skriva in namn + efternamn
  • Opt-in till ev nyhetsbrev
  • Ev. hashtag för eventet
  • Information om sessionshållarna & deras sessioner
    • Bild på sessionshållarna
  • Pris & Adress
    • Karta (Tex Google Maps)
  • Hålltider för dagen
  • Erbjudande för sponsorer (Gärna ett litet och ett stort)
  • Information för sessionshållare
    • Teknik i lokalen
  • Information för volontärer
  • Bilder på lokalen

Marknadsför eventet

If you book them, they will come
– The spirit of Jim Morrison

Har ni kommit såhär långt har ni en riktigt bra grund för att hålla en grym meetup. Men, det är inte dags att lägga sig på soffan riktigt än. Nu är det dags att se till att det kommer besökare, sponsorer och sessionshållare till ert event. Prata med folk i alla populära svenska WordPress forum, pinga folk på Twitter. Gör ett utskick till era vänner, klienter & leverantörer. Har du mediakontakter? Hör av dig till dem och se om de vill skriva någonting! Försök även hitta lite volontärer till ert event.

Några bra ställen att berätta om ert event är:

När det gäller sponsorer så lönar det sig att ringa runt lite. Det finns gott om företag som gärna skulle vilja synas i sammanhang med ett sånt här event. Sponsorer gör ofta skillnaden mellan att gå minus och att gå runt!
Har ni fler bra tips, skriv dem i kommentarerna!

2 veckor i förväg

Nu börjar det dra ihop sig inför ert event! Vid det här laget har ni antagligen löst det mesta kring meetupen. Nu börjar det bli dags att tänka på meetup-dagen och vad som skall göras då. Se till att hålla ett förberedande möte där ni går igenom allt som behövs för dagen, och vem som gör vad. Vi kan rekommendera att man har några som sköter följande saker under dagen:

  • Koordinator (1 person, hela dagen)
  • Moderator (1 person, hela dagen)
  • Tidhållare (1 person, främre bänkraden, hela dagen)
  • Entrépersonal (1-2 personer, ca 2 h)
  • Kameraman för livesändning (1 person, hela dagen)

Tänk på att koordinator och moderator kan vara en och samma roll, men det kan vara svårt att dels springa runt och fixa allt mellan himmel och jord och samtidigt vara med såpass mycket att man kan komma med intelligent feedback på vad sessionshållaren precis sagt. Som synes behöver man vara åtminstone 4 personer för att framgångsrikt kunna hålla ett sådant här evenemang, men fler personer är att rekommendera, speciellt om man måste ställa iordning allting samma dag och inte dagen innan.

Dagen innan

Nu är det nära! Om möjligt vill ni gärna sätta upp all teknik & testa den på denna dagen. Om detta inte är möjligt blir det en mycket arbetsintensiv morgon på meetup-dagen.

Lappar & information

Det är mycket bra med lappar av de olika slag för meetupen. Här är ett förslag till information som borde finnas i någon form:

  • Skylt att sätta på utsidan
  • Vägbeskrivningsskyltar (Om nödvändigt)
  • SSID + Lösenord till WIFI uppkopplingen
  • Dagens hålltider & planering
  • Tidslappar för tidhållare (Färgkodade tidsintervaller tidhållaren håller upp för talaren)

Namnbrickor

Det blir alltid mingel före och efter ett sådant här evenemang. Tänk på att namnbrickor är superbra att ha för att se vart folk kommer ifrån. Ni kan antingen använda plastfickor med utskrivna lappar, men klisterlappar fungerar också (Och är ett bra alternativ för ett event med låg budget – vi betalade 20 kr ink moms för 100 st)

Twitterflöde

#wpmeetup trendar och vi är så jävla trendiga!
@nikkelin

Någonting som är riktigt kul är att kunna visualisera twitter-flödet kring eventet. När vi höll vårt event trendade vi redan innan vi hade kört igång eventet. Riktigt kul. Glöm inte att stäng av skärmsläckaren! När vi höll vårt event använde vi en dator med Ubuntu + Gnome3. Det gick ju bra, fram tills att vi upptäckte att Gnome3 just då inte hade stöd för att stänga av skärmsläckaren. Den gick att avinstallera, men i brist på skärmsläckare låstes ändå datorn. Så! Använd valfri enhet utan skärmsläckare. Här är några tips på visualiseringar som ni skulle kunna använda:

Vissa av dessa rekommenderar vi lite kreativ användning av developer tools för att få bort nags & annan information ni gärna inte vill visa.

Sponsorvisualisering

Sponsorer gillar att synas. Gör gärna ett litet bildspel som går någonstans där deras loggor rullar tillsammans med information om tex talare, dagens hållpunkter mm.

Meetup-dagen

Nu är vi här! Har ni följt alla ovanstående steg är ni sjukt förberedda. Förbered er på ett grymt kul event!