Att använda WordPress som Intranät

Vad är egentligen ett intranät?

Intranät är en digital plattform vars syfte är att effektivisera organisationen eller gruppen den består av. Ett intranät är baserat på samma slags teknik som det “vanliga internet”, men är bara tillgängligt för exempelvis anställda inom ett företag eller en organisation.

Ett intranät är det mest grundläggande verktyget för intern kommunikation på ett företag och kan fungera som ensam kommunikationsform inom företaget.

Varför behövs ett intranät?

Ju större en organisation blir, desto mer problematiskt blir det att upprätthålla kommunikationen på så sätt att alla anställda kan ta del av informationen. Om kommunikationen på företaget blir bristande kan anställda känna sig åsidosatta, kunder bli missnöjda och problem falla mellan sprickor, något som man vill undvika på ett företag.

Med hjälp av en plattform eller ett forum, själva intranätet, blir det lättare att upprätthålla riktlinjer för både den interna och även den externa kommunikationen på företaget. Men för att nå dessa positiva effekter måste intranätet vara anpassat efter hur företaget fungerar och arbetar.

Socialt intranät eller wiki?

Det finns olika former av intranät och för att veta vad som passar bäst för ditt företag eller din organisation måste du först förstå ditt företags behov. Med hjälp av WordPress kan du både bygga ett eget intranät eller så kan du addera ett intranät till organisationen eller företaget för en bättre företagsstruktur. 

Socialt intranät

Ett socialt intranät är som ett socialt nätverk för ett företag eller en organisation. Ett socialt intranät skapar möjligheten att för anställda att lätt kunna ta del av idéer, utbyta information, umgås och skapa engagerade anställda. Ett socialt intranät fungerar på samma sätt som ett socialt nätverk, som exempelvis Facebook, fast istället för att ha dina vänner på nätverket är det dina arbetskamrater och chefer som utgör din vänkrets. Detta skapar möjligheten för anställda att bibehålla kommunikationen och känna sig inkluderade på företaget.

För ett socialt intranät med WordPress är BuddyPress bra lösning, men det finns andra lösningar såsom till exempel Facebook for Work. Viktigt att veta är att intranätet skall passa ert företag och er verksamhet, så läs på innan och testa er fram för att hitta det verktyget som stämmer bäst in på era behov. 

Buddypress

Buddypress är en plugin till WordPress som fungerar som en programvara som tar tillvaro på de vanligaste funktionerna på sociala medier, för att skapa en gemensam social plattform för organisationen. Registrerade användare kan skapa profiler, föra privata konversationer, skapa vänkopplingar, skapa grupper och mycket mer.

Workplace by Facebook

Workplace by Facebook är ett socialt intranät baserat på Facebooks vanliga verktyg, som meddelande på ens “vägg”, direkta meddelanden och att kunna kommentera varandras inlägg. I Workplace by Facebook kan även företag kommunicera mellan varandra, vid behov för samarbete. Genom att de anställda är vana med gränssnittet på Facebook kan Workplace by Facebook vara ett passande alternativ.

Wiki

En wiki är en webbplats där sidorna kan redigeras av besökarna själva. En wiki är en väldigt passande struktur för ett intranät, då det gör det lätt för anställda att hitta, komplettera och redigera informationen. Genom att tillåta användarna att lägga till och ändra information är en wiki en passande plattform för att samarbeta anställda emellan. Den mest kända wikin är Wikipedia, som tillåter allmänheten att läsa och ändra informationen som finns på plattformen.

En wiki gör det möjligt för er som företag att anpassa ert intranät efter era behov. Eftersom alla verktyg inte samlas i en enda stor applikation utan i många små får man som organisation en väldigt flexibel plattform där det går enkelt att byta ut de olika komponenterna.

Antingen kan man använda WordPress som en wiki-lösning, eller så är ett verktyg som Confluence en alternativ lösning. När man arbetar med en wiki så behöver man ofta komplettera med ett bra kommunikationsverktyg, och då kan Slack eller Briteback vara bra alternativ för att snabba upp den dagliga kommunikationen, och sedan kan Wiki-lösningen bli hur man väljer att dokumentera saker internt.

 

Wiki-plugins

Det finns en mängd plugins till WordPress som förvandlar WordPress till en wiki-lösning. Den mest använda är WP Knowledgebase, men om man använder BuddyPress kan BuddyPress Docs vara ett bra alternativ för att skapa en liknande lösning som integreras i ett större, socialt intranät.

 

Confluence

Confluence är ett slags wiki, som är en tjänst som tillåter anställda att tillsammans arbeta med projekt och dokument. Företagsregler, mötesanteckningar och samarbetsdokument är lätt att organisera och dela till alla anställda på företaget och gör Confluence till en passande samarbetsplattform. Confluence är även ett passande alternativ att kombinera med andra lösningar.

Slack

Slack kombinerar textkommunikation med telefonsamtal och skapar möjligheten för anställda att både kunna skapa direkta grupper och kanaler, mellan vissa anställda och för alla på företaget. Möjligheten att skicka och spara filer i kanalerna, ringa med videosamtal och dela skärm med varandra gör Slack till ett mycket passande socialt verktyg till företaget och genom delat informationsflöde ett mycket passande wiki att använda sig av.

Briteback

Briteback förenklar kommunikation och samarbete på företaget, med en anpassningsbar app. Briteback kombinerar olika tjänsterna som företaget behöver, som e-post, meddelanden, samtal och mycket mer. Vid behov av en mer skräddarsydd lösning hjälper Briteback er att lägga till fler funktioner. Briteback fungerar som en slags kombination av ett socialt intranät och wiki. 

Vad för slags intranät behöver ni?

Möjligheterna är ändlösa för hur ett intranät ser ut och fungerar på ett företag. Ett intranät kan även byggas kompatibelt med er WordPress-sida, där möjligheten att både sköta administrationen på en sida samt kommunikationen anställda emellan kan ske på samma forum och kommer med det underlätta arbetet.

Vi kan hjälpa er att både skapa ett intranät och/eller utveckla en kommunikationsstrategi för ert företag som effektiviserar er kommunikation.