ERP system för WooCommerce

Vi hjälper dig att förstå vad ett ERP system är, varför det är nödvändigt för er E-handels expansion och vilka system som passar till WooCommerce.

Vad är ett ERP system?

I Sverige använder vi oftast ordet affärssystem men internationellt används framförallt begreppet ERP, Enterprise Resource Planning. Ett ERP system är ofta ett modulbyggt system som underlättar administrationen i ett företag. ERP system ger beslutsfattare i företaget underlag för viktiga beslut som annars kan vara svåra och tidskrävande att ta fram, samtidigt som det är tänkt att samla upp och effektivisera företagets processer för de som arbetar i företaget.

Vi kan säkert vara överens om att tidsödande manuella processer varken är roliga eller lönsamma. Ett ERP system löser detta genom att automatisera flöden, samtidigt som det låter företaget skala upp eller ner i storlek utan att behöva offra kvalitetssäkringen i det man gör. Det gör det helt enkelt enklare att driva ett företag, oavsett storlek.

Ett ERP system består ofta av flera komponenter såsom:

• Integrationsplattform
• Ekonomisystem
• Rapportverktyg
• Projekthantering
• Orderhantering (OMS)
• Produkthantering (PIM)
• Ärendehantering
• Dokumenthantering
• Lagerhantering
• Inköp & beställningar (SCM)
• Säljstöd (CRM)

Många företag har ofta sin data utspridd över flera olika mindre verktyg. Till exempel finns det fantastiskt bra CRM verktyg som hjälper organisationen i sitt säljarbete. Då finns det ingen idé att ha en egenbyggd modul för detta. ERP systemet blir därför ofta den applikation där man förvarar all data och integrerar mot.

Varför behöver man ett ERP system?

Som ett startupföretag så kan ett helt ERP system kännas oerhört stort och komplicerat. När man sätter upp sin första E-handel i WordPress med WooCommerce så bedrivs kanske företaget i ett garage eller en studentkorridor. När företaget däremot börjar utvecklas så uppstår genast behovet.

När en e-handel börjar växa mot flera försäljningsställen, flera marknader och flera språk så behövs ett ERP system.

Att göra ett E-handels projekt med WooCommerce har vi sett många gånger ger väldigt mycket mer för pengarna än om man gör det med andra system. Det är av denna anledning som WooCommerce är den populäraste lösningen för E-handelsprojekt bland Open-Source alternativen.

Som med så mycket annat så innebär denna moduläritet och hastighet att man noggrant måste överväga arkitekturen i sin lösning. När det är dags att skala upp en E-handels satsning, oavsett system, vill man noggrant planera sitt “systempussel” för att slippa göra så mycket manuellt jobb som möjligt och istället fokusera på att skala verksamheten och marknadsföra era produkter.

TIPS: Lär er kravställa ert WooCommerce-projekt och gallra leverantörer så att er E-handels satsning blir framgångsrik och kostnadseffektiv.

Genom att ha en bra lösning för orderhantering och produktinformation så kan er verksamhet klara av att hantera att arbeta antingen med flera varumärken eller att ha olika webbplatser riktade mot olika marknader (så kallad multishop-lösning).

Med hjälp av ERP systemet kan ni samla alla ordrar på ett ställe, med PIM kan ni mata ut produktbilder och produktinformation på olika språk på ett enkelt sätt och med ett CRM kan ni enkelt hantera all kunddata och ge effektiva underlag för ert sälj- och marknadsarbete.

Systemen är på plats i många år – välj en bra leverantör

Ett ERP system är ofta en investering och kommer därför att ha en livslängd på ett par år. Det är därför oerhört viktigt att man lägger den tid som behövs för att upphandla ett bra system som passar verksamheten och dess krav.

Precis som vid en e-handels satsning är det därför viktigt att man gör en bra kravställning på systemet och ser till att leverantören har erfarenhet. En dålig implementation kan innebära ökade kostnader istället för minskade, och om systemet rullas ut för snabbt utan rätt utbildningsinsatser kan projektet lätt få ett magplask.

Support kommer alltid att behövas och det är därför viktigt att känna till vilka ställtider supporten har och om det går att nå dem och få hjälp ifall det blir en pressad situation. Om ERP systemet inte fungerar så blir det såklart krångligare att göra affärer, därför måste företaget ha bra support med bra responstider.

Om vidareutveckling behövs så är även detta intressant att ha kartlagt från början. Vad kan det kosta att göra olika typer av vidareutvecklingar? Vissa leverantörer har låga priser på ERP systemet för att sedan ta extrema summor för vidareutveckling. Fall inte i den fällan utan se till att vidareutveckling går att göra för en rimlig kostnad.

Integrationsmöjligheter ger frihet

För att en verksamhet skall fungera på ett bra sätt så behöver användarna kunna använda systemen på ett enkelt och intuitivt sätt. Detta motverkar fel och ökar kvalitén i leveransen. Att det sedan gör det roligt att arbeta istället för frustrerande är såklart också oerhört viktigt.

Bra UX är därför oerhört viktigt när man arbetar med företagets processer för att snabbt och enkelt kunna genomföra det man vill göra.

Om ERP systemet har en bra integrationsplattform så går det att utgå från att användarna arbetar med det standardiserade ERP systemet för att sedan kunna integreras mot mer specialiserade verktyg. Denna typ av microservice-arkitektur gör att varje del av verksamheten kan förbättras separat utan att funktionalitet försvinner.

Kontrollera att det inte finns konstiga begränsningar

Integrationsmöjligheter är A och O i ett ERP system. De flesta ERP system går att integrera men olika system har olika trösklar. Var noggrann med att kontrollera så att det inte finns konstiga begränsningar.

Ett bra ERP skall klara av många läsningar och skrivningar i en mycket högt takt, och detta är något man måste förvissa sig om så att det går att skala verksamheten på ett effektivt sätt. Större system klarar generellt mycket hög belastning då de skall klara av enorma mängder transaktioner och ordrar medan mindre kan vara mer begränsade. Här är det viktigt att förstå de begränsningar som finns och fundera på om man kan leva med dem.

Säkerhet & tillgänglighet

Man måste tänka på är att vissa system har ofta mycket högt ställda säkerhetskrav. Som sådant ligger de därför inte öppet mot internet som de flesta SaaS-system gör, utan kräver en avsevärt mycket mer komplicerad IT-miljö.

Tröskeln för integration mot ett självhostat system kan därför vara avsevärt mycket högre än för ett SaaS system, och med detta följer kostnader.

För företag som vill följa vissa typer av ISO certifieringar och som sitter på känsliga uppgifter är det ofta inget alternativ att använda sig av SaaS, men fördelarna kan vara stora för de som inte behöver tänka på dessa begränsningar.

Att systemet är tillgängligt från alla de apparater som man normalt brukar använda är inte alltid självklart. Visma affärssystem var till exempel länge endast tillgängligt från Windows-maskiner. Vi kan vara överens om att det var ganska så krångligt att använda en windows-desktop applikation från en iPad.

Migrering & utbildning

En sak som lätt glöms av är kostnad för migrering och import av befintlig affärsdata. Dels måste projektet genomföras, men vem kan genomföra ett sådant projekt? Detta blir ett problem i sig att lösa, och kan lätt glömmas av.

En annan aspekt som blir viktig när det är dags att sätta igång med systemet är vad för utbildningsinsatser som är möjliga att få hjälp med från leverantörens håll, och vad det är för kostnader associerade med dessa insatser. Tänk på att under affärssystemets livslängd måste ni antagligen utbilda ett antal personer i det. Räkna på hur hög personalomsättning ni har och lägg till den kostnaden till de löpande kostnaderna för systemet.

Vad kostar det?

Olika system har olika sätt att ta betalt på. Det kan kännas som att jämföra päron och äpplen ibland och därför är det slutligen totalkostnaden för systemet som är intressant i förhållande till vad man får ut av det. Att räkna på detta sättet gör det enklare att jämföra olika alternativ och utgör ett get begrepp – “TCO”, Total Cost of Ownership.

För självhostade affärssystem / ERP så behöver man ofta tänka på dessa aspekter:

• Vad kostar licensen?
  • Per modul
  • Per användare

• Går det att växla upp eller ner moduler och användare?
• Vad ingår i implementationskostnaden?
• Vad för tillkommande tjänster behövs?
  • Utbildning
  • Migrering

• Vad kostar ett supportavtal?
• Vad blir kostnaden för drift & teknikförvaltning?
  • Uppgraderingar
  • Hosting inklusive SLA
  • Backup

• Vad för anpassningar kan behövas, och vad kostar det att genomföra?
• Hur mycket tid måste vi lägga ner själva på att sköta underhåll av systemet?

För SaaS affärssystem / ERP är det nästan samma saker att tänka på, men med den stora skillnaden att leverantören står för hela teknikförvaltningen av plattformen själva.

• Vad kostar systemet i månaden?
  • Per modul
  • Per användare

• Går det att växla upp eller ner moduler och användare och med vad för bindningstid?
• Vad ingår i implementationskostnaden?
• Vad för tillkommande tjänster behövs?
  • Utbildning
  • Migrering

• Vad kostar ett supportavtal?
• Vad för garantier finns på drift & teknikförvaltning?
• Vad för anpassningar kan behövas, och vad kostar det att genomföra?
• Hur mycket tid måste vi lägga ner själva på att sköta underhåll av systemet?

ERP system med WooCommerce integration

De flesta stora affärssystem har idag färdiga integrationer mot WooCommerce. Dessa integrationer är dock sällan gjorda av leverantören av affärssystemet utan är skapade av separata företag som säljer kopplingen som en prenumerationslösning, SaaS (Software as a Service).

Genom att köpa kopplingen mellan systemen på detta sätt så undviker man stora investeringskostnader i systemintegrationer som istället kan investeras i E-handelsprojektet.

De flesta leverantörer har även stöd för Multishop-funktionalitet, det vill säga att man kan använda flera olika e-handels lösningar och även ha en eller flera olika butiker (POS) i ett och samma system.

De två främsta lösningarna för den Skandinaviska marknaden är Sharespine från Göteborg (Sverige) och Maco.io från Bergen (Norge). Tillsammans täcker de huvuddelen av de stora affärssystemen i Sverige. För USA-marknaden finns Modern Retail och eBridge Connections som har kopplingar till system som är vanliga för USA.

Fristående integrationer

Hyrlösningar (SaaS) är ett fantastiskt alternativ i de flesta fall, men dessa går normalt inte att köra inom den egna IT-infrastrukturen. I de fall där man behöver köra integrationer i sin egna miljö – oavsett om det är på grund av externa krav eller på grund av komplicerade anpassningar som gjorts så kan man använda sig av dessa integrationer:

• Specter – Krokedil
• Fortnox – Redlight Media
• Fortnox – Wetail
• Visma eEkonomi – Wetail